CARTAGENA FEDERAL
ARTÍCULO 1. OBJETO. La política de privacidad y tratamiento de datos personales (la “Política”) tiene por objeto establecer los criterios y disposiciones que regirán la recolección, almacenamiento, uso y supresión de los datos personales tratados por la empresa CTGFEDERAL SAS con NIT 901328396-9 (“CTGFederal”).
ARTÍCULO 2. ALCANCE. El tratamiento de datos personales realizado por CTGFederal (el “Tratamiento”), de acuerdo con la normativa vigente en la materia, estará limitado a lo siguiente: (i) datos básicos de identificación, (ii) información de contacto, (iii) datos de ubicación y domicilio, (iv) información relativa a perfil e intereses profesionales, (v) información sobre preferencias, intereses y/o gustos particulares, (vi) datos biométricos recolectados por medio de registro audiovisual de las actividades virtuales o presenciales organizadas por CTGFEDERAL SAS como patrones faciales y datos fonéticos, (vii) datos fonéticos y (viii) cualquier otro dato o información que resulte pertinente o necesaria para alcanzar las finalidades contenidas en el artículo 8 de la Política.
ARTÍCULO 3. DEFINICIONES. Todos los términos utilizados en la Política que no se encuentren expresamente definidos en la misma tendrán, cuando resulte aplicable, la misma definición establecida en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012.
ARTÍCULO 4. LEY Y PRINCIPIOS APLICABLES. Serán aplicables a la Política todas las leyes y normativa sobre datos personales de la República de Colombia, especialmente, los principios contenidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 que se exponen a continuación:
- Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
- Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
- Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan
- Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
- Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
ARTÍCULO 5. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. CTGFEDERAL SAS con NIT 901328396-9, domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C., con número telefónico de contacto +57 3008395950 y correo electrónico cartagenafederal@gmail.com actuará como Responsable del Tratamiento de Datos Personales de aquellos datos que se recolecten, almacenen, usen o supriman en el marco de esta Política y de la operación y ejecución del objeto social, así como el giro ordinario de los negocios de CTGFederal.
ARTÍCULO 6. EXCLUSIÓN DE DATOS SENSIBLES. Las bases de datos en las cuales se consigne la información mencionada en el artículo 2 numerales i, ii, iii, iv y iv de la Política, no contendrán datos personales sensibles en los términos del art. 5 de la Ley 1581 de 2012.
ARTÍCULO 7. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO. Los datos personales recolectados y almacenados serán utilizados para las siguientes finalidades:
- Enviar información que CTGFederal considere relevante como publicidad sobre productos, servicios o proyectos propios, publicidad de aliados comerciales y boletines de información.
- Enviar información sobre actividades o eventos organizados por CTGFederal o terceros aliados.
- Contactar a los Titulares para coordinar la participación en las actividades o eventos organizados por CTGFederal.
- Realizar registros audiovisuales con cualquier tipo de medio tecnológico con el fin de divulgarlo en medios y redes oficiales de CTGFederal.
- Mantener comunicación con los Titulares.
- Obtener y procesar información que permita mejorar las decisiones comerciales y operacionales de CTGFederal.
- Transferir o transmitir datos personales dentro o fuera del territorio colombiano dando cumplimiento a la normativa aplicable.
- Dar cumplimiento a los requerimientos de los Titulares y de las autoridades de la República de Colombia.
ARTÍCULO 8. AUTORIZACIÓN. Los datos personales recolectados, almacenados y usados serán entregados a CTGFederal directamente por los Titulares quienes otorgarán su autorización previa e informada de forma escrita, oral o por medio de conductas inequívocas. No será necesaria la autorización en aquellas excepciones establecidas por la ley.
ARTÍCULO 9. DERECHOS DE LOS TITULARES. Serán derechos de los Titulares los que se exponen a continuación:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
- Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
ARTÍCULO 10. DEBERES DEL REPONSABLE. Serán deberes del Responsable los que se exponen a continuación:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
- Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio
ARTÍCULO 11. CANALES DE ATENCIÓN. Los Titulares podrán presentar solicitudes, quejas o reclamos sobre sus datos personales escribiendo un correo electrónico a la siguiente dirección: cartagenafederal@gmail.com. La solicitud, queja o reclamo presentado deberá contener como mínimo: (i) nombre completo, (ii) datos de contacto, (iii) medios autorizados por usted para recibir respuestas o notificaciones, (iv) hechos y motivos que dan lugar a la solicitud, queja o reclamo incluyendo el derecho que se está ejerciendo sobre sus datos, por ejemplo, conocer, actualizar, rectificar, suprimir, solicitar prueba de autorización, revocación de autorización o cualquiera que establezca la ley.
ARTÍCULO 12. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN DE SOLICITUDES, QUEJAS O RECLAMOS. Se atenderán las solicitudes, quejas o reclamos como se expone a continuación:
- Consultas: Las consultas de los Titulares serán atendidas en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha que conste como fecha de recepción en el correo electrónico establecido en el artículo 11 de la Política. En caso de que CTGFederal requiera la ampliación del término mencionado anteriormente, se informará al Titular incluyendo los motivos de la demora y especificando la fecha en la que se atenderá la consulta la cual no superará los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del término.
- Reclamos: Los reclamos de los Titulares, adicional a los requisitos establecidos en el artículo 11 de la Política, deberán incluir los documentos que se pretendan hacer valer. En caso de que el reclamo no cuente con la totalidad de la información requerida se contactará al Titular dentro de los siguientes 5 días hábiles a la recepción del reclamo con el fin de que subsane la falla en un término no mayor a 2 meses contados a partir de la fecha en la que se realizó el requerimiento. En caso de que la subsanación supere el término establecido se entenderá que el Titular desiste del reclamo presentado.
Una vez sea recibido el reclamo completo se incluirá en la base de datos una etiqueta que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a 2 días, y se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de 15 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del reclamo completo. En caso de que CTGFederal requiera la ampliación del término mencionado anteriormente, se informará al Titular incluyendo los motivos de la demora y especificando la fecha en la que se atenderá la consulta la cual no superará los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del término.
PARÁGRAFO. Los Titulares deberán agotar el procedimiento descrito en los artículos 11 y 12 de la Política antes de presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
ARTÍCULO 13. RETENCIÓN DE DATOS PERSONALES. Una vez el titular entregue sus datos personales a CTGFederal, dichos datos se mantendrán en los registros hasta que el titular solicite la supresión de los mismos de acuerdo con las finalidades establecidas en el artículo 7 de la presente Política.
ARTÍCULO 14. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA. La Política se modificará de forma discrecional y en cumplimiento de las disposiciones legales y normativas de la República de Colombia sin previo aviso por motivos operativos o comerciales. Cualquier modificación de la Política será debidamente notificada a los Titulares.
ARTÍCULO 15. PERIODO DE VIGENCIA. La presente Política entra en vigencia el día 25 de julio de 2021 y se mantendrá vigente hasta que CTGFederal manifiesta su eliminación.